Konferencja firmowa to wydarzenie, którego organizacja nigdy nie jest łatwym zadaniem – zwłaszcza dla osób niezajmujących się tym na co dzień. Trzeba zgrać wiele różnych terminów, wybrać najlepsze miejsce, poprosić o pomoc odpowiednie osoby oraz dotrzeć do potencjalnych odbiorców. Przygotowaliśmy krótki poradnik, dzięki któremu organizacja konferencji i szkoleń będzie o wiele łatwiejsza. Wskazujemy najważniejsze elementy przygotowania takich wydarzeń, a także podpowiadamy, na co koniecznie należy zwrócić uwagę podczas planowania.
Jak zorganizować konferencję z wyprzedzeniem?
Plan konferencji to pierwszy krok do organizacji udanego wydarzenia biznesowego. Cały ten proces może zająć długie tygodnie, dlatego warto zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu na wszystkie detale. Rezerwacja miejsca lub wypożyczenie sprzętu niezbędnego na takie eventy, jak konferencje firmowe, może wymagać oczekiwania w kolejce na wolny termin. Warto także zostawić sobie trochę wolnego czasu na rozwiązywanie ewentualnych problemów i niespodziewanych wyzwań.
Organizacja konferencji dla firm a budżet wydarzenia
Na początku ważne jest również, by ustalić, ile pieniędzy chcemy zainwestować w dany event. Niezależnie od tego, czy organizacja konferencji dotyczy kameralnego spotkania dla start-upów, czy też wydarzenia z bardzo liczną publicznością, oszacowanie kosztów powinno być jednym z pierwszych działań. W budżecie należy uwzględnić wiele elementów, np. ile kosztuje organizacja konferencji dla firm w wybranych miejscach, jakie są ceny cateringów, ile wyniesie honorarium dla prelegentów itp. Można przygotować 2-3 kosztorysy, a następnie wybrać ten optymalny.
Udana konferencja firmowa – wybór prelegentów i materiałów
Nawet najlepiej zaplanowane wydarzenie nie spotka się z zainteresowaniem oraz dobrym opiniami, jeśli jego zawartość merytoryczna będzie na niskim poziomie. W wielu branżach to właśnie prelegenci są gwiazdami przyciągającymi odbiorców na konferencje. Nawet najlepszy plan konferencji zawiedzie, gdy dany event nie zostanie wypełniony ciekawą treścią.
Organizacja konferencji w hotelu – idealna lokalizacja
Wybór miejsca, w którym organizowane są konferencje firmowe, to także jeden z najważniejszych elementów przygotowań. Warto wziąć pod uwagę wielkość sali (nie powinna być ani za duża, ani za mała), dostępne udogodnienia oraz rodzaj obiektu. Dziś bardzo popularna jest organizacja konferencji w hotelu, zwłaszcza tych trwających więcej niż jeden dzień. Takie obiekty nie tylko dysponują niezbędnym wyposażeniem czy zapleczem, ale także mogą przenocować wszystkich gości – nie trzeba szukać miejsc noclegowych i specjalnie dojeżdżać na konferencje.
Przemyślana organizacja konferencji i szkoleń – wyposażenie sali
Po wybraniu lokalizacji warto przyjrzeć się układowi oraz wyposażeniu sali, w której odbędzie się event. Organizacja konferencji wymaga najczęściej takiego wyposażenia jak: ekran, projektor, stoły, krzesła czy pulpit. Ważne będzie również dobre oświetlenie oraz bezpłatny dostęp do Internetu. Osoby, które zastanawiają się, jak zorganizować konferencję, często zapominają również o przerwach w tego typu wydarzeniach. Należy więc wziąć pod uwagę miejsce na bufet, w którym uczestnicy zjedzą przekąski i wypiją kawę.