Organizacja ciekawej konferencji biznesowej to nie lada wyzwanie, wymagające starannych przygotowań, zaangażowania wielu środków i sił oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. Jeśli chcesz, aby wydarzenie okazało się sukcesem, pamiętaj o kilku ważnych kwestiach. Sprawdź, jak zorganizować konferencję.
Określ koncepcję działania
Niezależnie od tego, czy planujesz międzynarodowy event, czy kameralne spotkanie branżowe, każde wydarzenie biznesowe wymaga realizacji kilku konkretnych działań. Podstawą jest szczegółowy plan i określenie koncepcji działania, dzięki czemu każdy późniejszy element eventu będzie ze sobą współgrał. Wskaż zatem, czy samodzielnie zajmiesz się organizacją eventu, przekażesz to zadanie menedżerowi danego obiektu konferencyjnego, czy też zlecisz usługę wyspecjalizowanej agencji eventowej.
Określ również zakres tematyczny wydarzenia biznesowego, liczbę i profil uczestników oraz jego charakter. Planowanie i organizowanie konferencji krok po kroku, zwłaszcza dużego spotkania, rozpocznij przynajmniej z półrocznym, a najlepiej rocznym wyprzedzeniem.
Opracuj agendę spotkania
Kolejny etap organizacji to opracowanie agendy eventu, czyli harmonogramu obejmującego to, co będzie się działo w sali konferencyjnej, jak i poza nią. Najlepiej, aby agenda spotkania zawierała jak najwięcej szczegółów, co pozwoli zawczasu przewidzieć i przygotować się na ewentualne trudności. W agendzie uwzględnij kwestię cateringu, zakwaterowania, transportu gości i dodatkowych atrakcji, np. pakietów upominkowych. Organizowanie konferencji biznesowej może też wymagać przygotowania listy potencjalnych sponsorów i reklamodawców.
Wybierz lokalizację sali konferencyjnej
Organizowanie sympozjum, spotkania lub innego wydarzenia wymaga ustalenia odpowiedniego miejsca, w którym odbędzie się event. Lokalizacja powinna nawiązywać do jego charakteru. Co istotne, konferencja biznesowa nie musi odbywać się w centrum miasta. Sale umiejscowione w lesie, przy plaży albo nad jeziorem są równie atrakcyjne. Otoczenie i sama lokalizacja mogą stanowić wartość dodaną dla gości i przesądzić, czy wezmą oni udział w evencie.
Ustal datę wydarzenia
Następnie ustal datę wydarzenia, biorąc pod uwagę dostępność gości, prelegentów, a także kalendarz wydarzeń w Twojej branży. Na przykład, jeśli działasz w branży ślubnej, eventy i targi warto zorganizować około 3-4 miesiące przed nowym sezonem. Planowanie i organizacja konferencji powinny uwzględniać też liczbę uczestników. Zazwyczaj wydarzenia liczące kilkaset osób trwają przynajmniej dwa dni.
Określ budżet eventu
Oszacuj dokładnie koszt organizacji spotkania biznesowego, co ułatwi Ci późniejsze zbieranie ofert i rozmowy z podwykonawcami. Mając ściśle określony budżet, już na wstępnym etapie określisz, na co możesz sobie pozwolić, a z czego ewentualnie zrezygnujesz.
Wybierz prelegentów
Wybierz osoby, które wystąpią na wydarzeniu. Jeśli zależy Ci na konkretnych specjalistach z branży, zgłoś się do nich z propozycją odczytu przynajmniej cztery miesiące przed planowanym wydarzeniem.
Zadbaj o catering i noclegi
Istotnym elementem każdego spotkania jest wyżywienie. Zazwyczaj obejmuje ono tzw. przerwę kawową oraz obiad składający się z tradycyjnych, lokalnych produktów i dań bądź przygotowany specjalnie według zamówienia organizatora. Jeśli wydarzenie potrwa przynajmniej dwa dni, zadbaj również o noclegi dla gości i prelegentów.
