Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali na szkolenie?

Planujesz zorganizować konferencję, szkolenie albo event biznesowy i poszukujesz odpowiedniej sali? Duża liczba obiektów tego typu często utrudnia podjęcie decyzji co do wyboru właściwego miejsca. Na co zwrócić uwagę przy wynajmie sali szkoleniowej? W poniższym artykule znajdziesz podpowiedzi, które pomogą Ci w tym zadaniu.

Cechy dobrej sali szkoleniowej

Organizacja szkolenia poza siedzibą firmy to dobre rozwiązanie, pod warunkiem, że przygotowanie wydarzenia przebiegnie w pełni profesjonalny sposób. Na proces ten wpływ ma m.in. wybór odpowiedniego obiektu i pomieszczenia. Najważniejsze cechy dobrej sali szkoleniowej to przede wszystkim jej właściwa lokalizacja, specjalne wyposażenie multimedialne oraz dodatkowe usługi oferowane przez obiekt konferencyjny.

Lokalizacja sali na szkolenie

Idealna sala na szkolenie to miejsce zapewniające łatwy i wygodny dojazd uczestników. Dobrze więc, aby budynek był skomunikowany z węzłami transportowymi, np. tramwajowymi czy autobusowymi, a także miał strzeżony parking dla gości. W takim przypadku polecanym rozwiązaniem są sale zlokalizowane w centrum miasta. Z kolei w sytuacji, gdy szkolenie jest organizowane tylko dla pracowników danego przedsiębiorstwa i pracodawca zapewnia dojazd na miejsce autokarem czy busem, można zdecydować się na obiekt położony na obrzeżach miejscowości. Placówki umiejscowione z dala od centrum zazwyczaj zapewniają dodatkową przestrzeń do relaksu, np. tereny zielone, ogrody, bliskość lasów czy jezior, co pozwoli wypocząć w przerwie albo po szkoleniu.

Jeśli dane wydarzenie zostało przewidziane na kilka dni, to należy zwrócić uwagę na infrastrukturę noclegową oferowaną przez budynek. Najlepiej, aby placówka dysponowała własnymi miejscami noclegowymi, a także zapewniała pełne wyżywienie. Obiekty oferujące pod jednym dachem nie tylko sale konferencyjne, ale i catering oraz pokoje to ogromne udogodnienie dla uczestników spotkania.

Odpowiednie wyposażenie sali szkoleniowej

Idealna sala na szkolenie to pomieszczenie zapewniające niezbędne wyposażenie multimedialne. Na co zwrócić uwagę przy wynajmie sali szkoleniowej? Przede wszystkim warto sprawdzić, czy w lokalu znajduje się rzutnik, projektor, duży ekran (najlepiej powieszony na ścianie) oraz profesjonalne nagłośnienie. Ważne, by w sali działał również szybki internet bezprzewodowy, dostępny bezpłatnie dla wszystkich uczestników spotkania.

W przypadku większej liczby sal szkoleniowych zaleca się, by zostały one połączone zdalnie sterowanym, cyfrowym systemem wizualnym rozprowadzającym sygnał pomiędzy pomieszczeniami. Dodatkowe ekrany LCD pozwolą na obserwowanie treści i wystąpienia na głównym projektorze multimedialnym, a nowoczesne subwoofery wzmocnią dźwięk, aby był on doskonale słyszany z każdego miejsca na sali.

Catering i przekąski dla uczestników

Ważną kwestią wpływającą na wybór konkretnej sali szkoleniowej są też dodatkowe usługi oferowane przez obiekt konferencyjny. Wśród nich szczególnie istotne jest zapewnienie gościom napojów i przekąsek. Trudno bowiem skupić się na zajęciach i zdobywać wiedzę, gdy uczestnicy myślą tylko o jedzeniu. Przygotowany specjalnie dla nich kącik z kawą, herbatą, kanapkami czy rogalikami wpływa na komfort i dobre samopoczucie gości.

Jak przygotować salę szkoleniową?

Poza niezbędnym wyposażeniem obiektu liczy się też stosowne rozplanowanie pomieszczenia. Jak przygotować salę szkoleniową? Przede wszystkim należy we właściwy sposób ustawić krzesła i ewentualne stoły dla uczestników. Ich ilość, wielkość i ustawienie zależą od liczby osób oraz charakteru wydarzenia. Ważne jest też odpowiednie umiejscowienie podestu dla prowadzącego, który powinien być dobrze widziany i słyszany nawet z końca pomieszczenia.

Stolik z przekąskami najlepiej ustawić w wydzielonym, ustronnym miejscu. To pozwoli stworzyć przestrzeń do bardziej prywatnych rozmów i umożliwi gościom nawiązanie bliższych kontaktów.

Szkolenia to zazwyczaj wyczerpujące, trwające wiele godzin wykłady i ćwiczenia. Powinny odbywać się w komfortowych warunkach, z zachowaniem optymalnej temperatury w lokalu. Dlatego sala konferencyjna musi być klimatyzowana. Właściwa temperatura i mikroklimat w pomieszczeniu służą wytężonej pracy i skupieniu, a także interakcjom wśród uczestników.